Ein Albtraum für jeden Personalverantwortlichen: Nach einem vielversprechenden Bewerbungsprozess und der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags hört man plötzlich nichts mehr von dem neuen Mitarbeiter. Keine Antwort auf E-Mails, keine Rückrufe – einfach Funkstille. Dieses Phänomen wird als “Ghosting” bezeichnet und kommt im heute, stark umkämpften Fachkräftemarkt, deutlich häufiger vor als noch vor ein paar Jahren. Ghosting kann für Unternehmen nicht nur frustrierend und zeitraubend sein, es kostet dem Unternehmen u.U. auch eine Menge Geld. Doch es gibt eine effektive Lösung, um Ghosting vorzubeugen: "Preboarding".

Was ist Pre-Boarding?

Preboarding bezieht sich auf den Zeitraum zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem offiziellen Startdatum eines neuen Mitarbeiters. Während dieser Phase wird der Mitarbeiter in das Unternehmen eingeführt und auf den bevorstehenden Arbeitsbeginn vorbereitet. Das Ziel des Preboardings besteht darin, eine positive Beziehung zum neuen Mitarbeiter aufzubauen und ihn frühzeitig in die Unternehmenskultur zu integrieren. Hierdurch wird wiederum die Absprungrate und das Ghosting deutlich verringert.

Warum ist Preboarding wichtig?

1. Verbindlichkeit schaffen: Durch das Pre-Boarding signalisiert das Unternehmen dem neuen Mitarbeiter, dass es sein Engagement und seine Entscheidung, Teil des Teams zu werden, schätzt. Der Mitarbeiter fühlt sich von Anfang an wertgeschätzt und ist eher geneigt, seine Verpflichtungen einzuhalten.
2. Informationsaustausch: Das Pre-Boarding ermöglicht es dem Unternehmen, wichtige Informationen an den neuen Mitarbeiter weiterzugeben. Dazu gehören beispielsweise Vorstellung des Teams, Unternehmensrichtlinien, Informationen zur Arbeitsumgebung, Ansprechpartner und bevorstehende Projekte. Der Mitarbeiter kann sich so bereits im Vorfeld auf seine neue Rolle vorbereiten und erste Fragen klären.
3. Aufbau von Beziehungen: Durch das Pre-Boarding haben sowohl der neue Mitarbeiter als auch die zukünftigen Kollegen die Möglichkeit, sich kennenzulernen. Das Unternehmen kann den neuen Mitarbeiter in Team-Meetings oder informellen virtuellen Treffen einbinden, um den Aufbau von Beziehungen und den Austausch von Informationen zu fördern. So entsteht bereits vor dem ersten Arbeitstag ein Gefühl der Zugehörigkeit.

Wie verhindert Pre-Boarding Ghosting?

1. Regelmäßige Kommunikation: Halten Sie den neuen Mitarbeiter während des Preboardings regelmäßig auf dem Laufenden und stellen Sie sicher, dass er sich unterstützt fühlt. Übermitteln Sie wichtige Informationen, beantworten Sie Fragen und zeigen Sie, dass das Unternehmen bereit ist, den Mitarbeiter beim Einstieg zu unterstützen.
2. Einbindung in Projekte: Geben Sie dem neuen Mitarbeiter bereits vor seinem offiziellen Startdatum Aufgaben oder Projekte, an denen er arbeiten kann. Dies zeigt, dass seine Arbeit geschätzt wird und er von Anfang an eine aktive Rolle im Unternehmen einnimmt. Es kann auch dazu beitragen, das Gefühl der Verantwortung und Zugehörigkeit zu stärken.
3. Willkommenspaket: Überraschen Sie den neuen Mitarbeiter mit einem Willkommenspaket, das Informationen über das Unternehmen, kleine Geschenke oder personalisierte Materialien enthält. Dies vermittelt ein Gefühl der Wertschätzung und Vorfreude auf den neuen Job.
4. Persönlicher Kontakt: Bieten Sie dem neuen Mitarbeiter die Möglichkeit, bereits vor seinem ersten Arbeitstag Teammitglieder oder Vorgesetzte persönlich kennenzulernen. Dies kann beispielsweise durch virtuelle Kaffeepausen, Videoanrufe oder informelle Treffen geschehen. Der persönliche Kontakt ermöglicht es dem Mitarbeiter, sich willkommen zu fühlen und erste Beziehungen aufzubauen.
5. Klare Erwartungen setzen: Teilen Sie dem neuen Mitarbeiter während des Preboardings klare Erwartungen mit, insbesondere in Bezug auf den Arbeitsbeginn und die bevorstehenden Aktivitäten. Dadurch wird deutlich, dass das Unternehmen auf seine Anwesenheit und Mitwirkung zählt.

Effektive, teilautomatisierte Pre- und Onboarding Tools:

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Pre-Boarding und Onboarding Phase größtenteils zu automatisieren. Ein sehr nützliches und effektives Tool ist z.B. die “BoardingBird” App. Die App wird durch den künftigen Mitarbeiter, wie jede andere App, einfach in den gängigen App Stores (Playstore, Apple Store) heruntergeladen. Mittels Zugangsdaten erhält der künftige Mitarbeiter nun Zugriff auf alle relevanten Informationen. Das können z.B. Begrüßungsvideos der Geschäftsführung oder Teamleitung sein. Die BoardingBird App bietet unzählige Möglichkeiten der individuellen Gestaltung. Selbstverständlich alles im eigenen Corporate Design. 

Fazit:

Ghosting kann für Unternehmen frustrierend und zeitraubend sein, insbesondere nach einem vielversprechenden Bewerbungsprozess. Das Pre-Boarding bietet eine effektive Möglichkeit, Ghosting vorzubeugen, indem es den neuen Mitarbeiter frühzeitig einbindet, Beziehungen aufbaut und Informationen weitergibt. Durch eine regelmäßige Kommunikation, die Einbindung in Projekte, die Bereitstellung eines Willkommenspakets, der Einsatz spezieller Tools und Apps, wie BoardingBird kann das Unternehmen sicherstellen, dass der Mitarbeiter sich von Anfang an willkommen fühlt und die Verpflichtung zum Arbeitsbeginn ernst nimmt. Das Pre-Boarding schafft eine positive Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und eine langfristige Bindung zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen.